LABORATORIO DE ANÁLISISCondiciones Generales Del Servicio Colombia

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CONFIRMACIÓN DE SERVICIO

Para realizar la aprobación del servicio el cliente deberá compartir al correo contacto@hidrolab.com orden de compra o soporte de pago en la cual se relacione el número de cotización a aprobar.

Una vez ingresada la primera muestra al laboratorio, el sistema generará de manera automática las credenciales de ingreso a la plataforma para el descargue de resultados, estas serán enviadas al correo del cliente de manera automática.
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ENVASES Y MUESTREO

Para realizar la aprobación del servicio el cliente deberá compartir al correo contacto@hidrolab.com orden de compra o soporte de pago en la cual se relacione el número de cotización a aprobar.

Los envases se entregarán garantizando las condiciones de preservación que apliquen.

No se reciben muestras en envases diferentes a lo estipulado a los métodos de referencia acreditados, independiente si el material es proporcionado por Hidrolab o enviado por el cliente.

El volumen de muestra para tablas nutricionales de alimentos es mínimo 2 unidades de 500 ml / 500 mg en su presentación comercial.

Las fechas de toma de muestra se coordinan de acuerdo a la disponibilidad del área de muestreo.

Los puntos de toma de muestra deben ser identificados e indicados por el cliente. Deberá haber un representante por parte del cliente en la toma de muestra. Hidrolab no se hace responsable por las directrices del representante.

Hidrolab no hace adecuaciones de las condiciones estructurales de los puntos de tomas de muestras. El personal de Hidrolab no está autorizado a realizar actividades que comprometan su integridad física (levantamiento de tapas, ingreso a espacios confinados) ni la integridad de elementos presentes en el punto de toma de muestra (válvulas, equipos, herramientas, etc.).
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CONCEPTO DE CUMPLIMIENTO PARA LOS PARÁMETROS IN SITU

Cada medición/determinación in situ de las muestras puntuales que conforman la muestra compuesta será evaluada y deberá estar dentro de los rangos permisibles establecidos en las normas de referencia debido a:

1. El Decreto 3930 de 2010 define a una muestra compuesta como una agrupación de varias muestras puntuales de la misma fuente, recolectadas en intervalos predefinidos. Por otra parte, el Standard Methods 23rd edition (Norma de referencia para acreditación), sección 1060 B, indica que parámetros tales como el pH, temperatura y oxígeno disuelto (entre otros) deben ser tomados de manera puntual y analizados tan pronto como sea posible, debido a que pueden sufrir variaciones significativas dependiendo del tiempo, la temperatura y/o exposición al aire.


2. Por ejemplo: Sí durante el proceso de toma de muestras, encontramos cuatro mediciones con un pH de 12 unidades y cuatro mediciones con un pH de 2 unidades, a pesar de que el promedio matemático de estos valores pueda estar dentro del rango permisible establecido por la normativa (usualmente 5 - 9 unidades), es evidente que estas mediciones individuales se encuentran por fuera de los límites permitidos. Por lo tanto, esto indicaría un incumplimiento de la norma de referencia.
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CONFIRMACIÓN DE MUESTREO

Si el servicio incluye muestreo por parte de Hidrolab, durante las 48 horas posteriores a la Confirmación de Servicio, el área de muestreo coordinará el servicio directamente con el cliente, y se definirá la fecha de ejecución de acuerdo a la agenda disponible del área de logística.

El cliente podrá solicitar reprogramación del servicio de muestra máximo 24 horas antes de ejecutar el servicio. En este caso Hidrolab tomará nuevamente 48 horas para programar y confirmar el servicio al cliente. En caso de que el cliente solicite reprogramar el servicio con menos de 24 horas de antelación, Hidrolab cobrará un porcentaje del servicio de toma de muestra.

El cliente debe proporcionar condiciones seguras y acordadas para el personal que realizará la toma de las muestras, así como para equipos y vehículos.
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CONFIRMACIÓN DE INGRESO DE MUESTRAS

Hidrolab solo ingresará muestras que hayan sido identificadas correctamente en el formato de recepción de muestras, donde el cliente deberá entregar toda la información necesaria. Si se requiere información adicional, ésta será solicitada inmediatamente para el ingreso de la muestra.

Al ingreso de la muestra, Hidrolab podrá modificar el método solicitado cuando sea inapropiado según las características de la muestra. Esta modificación será informada al cliente.

Hidrolab se reserva el derecho de rechazar muestras que no posean las condiciones necesarias para su correcto análisis.

Las muestras no serán aceptadas a menos que vengan acompañadas de su documentación física. Esta documentación incluye la cadena de custodia diligenciada en su totalidad y el documento (cotización / orden de servicio / orden de compra) donde se relacionan los análisis solicitados.

Es indispensable que la cadena de custodia esté completamente diligenciada. Todos los campos son obligatorios.

Si surgen problemas con las muestras, se notificará por correo electrónico. La dirección de correo a utilizar será la que se proporciona en la cotización o cadena de custodia.

Importante: las muestras no ingresarán hasta que el cliente resuelva las novedades que se puedan presentar.

El costo asociado al envío de muestras a Hidrolab es asumido por el cliente. Hidrolab no realiza pagos contra entrega.
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RESULTADOS ANALÍTICOS E INFORMES: TIEMPOS DE ENTREGA

Los análisis de aguas estarán disponibles en un plazo de 10 días calendario a partir del ingreso de la muestra.

El análisis de bacterias sulfato reductoras tendrá un tiempo de entrega de 22 días calendario.

Los resultados del laboratorio de análisis de alimentos varían según la matriz y los parámetros a evaluar:
• Fisicoquímicos: de 7 a 10 días.
• Metales: de 5 a 10 días.
• Cromatografía: 10 días.
• Microbiología: de 5 a 7 días.

El análisis de esterilidad comercial se entrega en un plazo de 15 días calendario.

Los resultados de las tablas nutricionales se entregan en 15 días calendario.

Para el análisis fisicoquímico de cannabis, el plazo de entrega es de 5 días hábiles.

Para el análisis microbiológico de cannabis, el plazo de entrega es de 7 días calendario.

Los informes de terreno (Informe de Terreno con Resultados comparados por la normativa aplicable) si no se tienen parámetros subcontratados se entregarán vía correo en 15 días calendario, de tener parámetros subcontratados se entregarán una vez se cuente con los resultados del laboratorio aliado.

Los análisis subcontratados se entregarán en un plazo de 20 a 30 días calendario, según el parámetro evaluado y el laboratorio aliado.


En caso de presentarse alguna eventualidad y hubiese que realizar reproceso de la muestra, a los tiempos anteriores se agregara 5 días calendarios adicionales.

El cliente podrá descargar los resultados accediendo en el siguiente link https://portal.mylimsweb.cloud/Login a la plataforma de Hidrolab. En caso de presentar alguna dificultad para acceder a esta, el cliente podrá solicitar soporte a través del correo contacto@hidrolab.com. Hidrolab no emite reportes en papel, salvo excepciones debidamente acordadas con el cliente.

Las muestras analizadas permanecerán en el laboratorio no más de 15 días calendario para revisión analítica una vez entregados los informes, luego de lo cual serán desechadas, exceptuando aquellos envases para parámetros críticos que podrán ser desechados con anterioridad.

Recomendamos evitar el envío de muestras para subcontratar los días viernes y sábados. Las muestras enviadas al final de la semana pueden presentar demoras adicionales debido a la coordinación con otros laboratorios en los días no laborales. Esto podría resultar en el incumplimiento de los tiempos para realizar los análisis de acuerdo a lo establecido en los métodos de referencia.

Hidrolab no asume responsabilidad si: hay parámetros, lugares a inspeccionar, frecuencias de seguimiento, requisitos de acreditación u otros aspectos técnicos solicitados por la autoridad ambiental al cliente, y que no estén contemplados en la cotización. Esto se debe a que las demandas de cada organismo regulador y de supervisión son específicas para cada empresa y/o compañía, y dicha información no está bajo el control de Hidrolab.

Hidrolab no realiza interpretaciones ni recomendaciones de los resultados reportados.

Una vez emitido el informe de resultados, el cliente tiene 3 días para confirmar los resultados reportados o emitir consultas y observaciones. Si no lo hace en este tiempo, se asumirá que está conforme.
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CONTENIDO DEL INFORME DE MUESTREO

1. Descripción y registro fotográfico del punto de toma de muestra.
2. Georreferenciación de puntos de muestreo.
3. Normatividad aplicable a la matriz muestreada.
4. Resultados de los parámetros medidos en campo (gráficos comportamiento).
5. Resultados análisis de laboratorio y criterio de calidad – regla de decisión (concepto de cumplimiento) respecto a normatividad aplicable.
6. Anexo informes de laboratorio de ensayo, cadena de custodia y acta de muestreo.
7. Planeación toma de muestra.
8. Anexo matriz de alistamiento – preservación de muestras.
9. Anexo acreditación vigente IDEAM.
10. Anexo verificación equipo parámetros in situ.
11. El informe será entregado de forma digital al correo relacionado en la cotización o al correo que se haya acordado – no se realizan envíos de manera física.
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ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN

• Acreditación IDEAM: Resolución N.° 0420 del 10 de mayo de 2024.

• Acreditación ANSI National Accreditation Board (ANAB): Certificado de Acreditación Número AT-2978 conforme a la norma ISO/IEC 17025:2017.

• Acreditación ONAC: Código de Acreditación 16-LAB-048 conforme a la norma ISO/IEC 17025:2017.

• Ministerio de Salud y Protección Social: Resolución Número 229 de 2024 (19 FEB 2024) por la cual se autorizan unos laboratorios para la realización de análisis físicos, químicos y/o microbiológicos de agua para el consumo humano.

• Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2015: Certificado: SC-CER497370 otorgado por ICONTEC.

• Registro ICA: LB000012022 con código de verificación S2-OTY9223SJULXL Por el cual se hace registro como laboratorio de control de calidad de alimentos para animales.
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ALCANCE FLEXIBLE ONAC

¿Qué es el alcance flexible?
Contamos con un alcance flexible de acreditación otorgado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), conforme a los lineamientos de la norma ISO/IEC 17025:2017 y la guía de alcance flexible GU-3.0-01.

En nuestro caso, este alcance flexible se limita a tres categorías:
1. Flexibilidad en cuanto a la sustancia, material, elemento o producto a ensayar (matriz).
2. Flexibilidad en cuanto al desempeño del método (por ejemplo, ajustes en el rango de medición).
3. Flexibilidad en cuanto al método (adopción de métodos equivalentes o versiones nuevas).

Con esto, podemos adaptar y/o ampliar nuestras actividades de ensayo acreditadas sin necesidad de someter cada cambio a una evaluación independiente por parte de ONAC, siempre que se cumplan los límites previamente definidos y se notifique adecuadamente.


Tipos de flexibilidad que aplicamos

1. Flexibilidad en cuanto a la sustancia, material, elemento o producto a ensayar (matriz)
Nos permite abarcar sustancias, materiales o productos similares a los ya acreditados, siempre y cuando se trate del mismo principio de medición.
Ejemplo: Ampliar un método acreditado para determinación de cadmio en frutas a otro tipo de producto alimentario afín (por ejemplo, cereales), previa validación/verificación interna y comunicación a ONAC.

2. Flexibilidad en cuanto al desempeño del método
Nos posibilita hacer modificaciones en el alcance del método, cómo ajustar el rango de medición, asegurando siempre la confiabilidad y validez de los resultados a través de un proceso de validación o verificación.
Ejemplo: Ampliar el rango de detección de un analito para cubrir concentraciones más altas.

3. Flexibilidad en cuanto al método
Permite adoptar métodos equivalentes o versiones actualizadas de un método previamente acreditado.
Ejemplo: Reemplazar un método normalizado ASTM por un método normalizado ISO equivalente, una vez validado y aprobado internamente.


Límites de nuestra flexibilidad
• No incorporamos nuevos principios de medición que no se encuentren previamente cubiertos por nuestro alcance acreditado.
• No ofrecemos ensayos con parámetros distintos a aquellos que encajen en las tres categorías anteriores.
• Mantenemos un registro detallado de las inclusiones o modificaciones realizadas al alcance flexible, con la fecha de introducción, la justificación técnica y la comunicación a ONAC, a fin de garantizar la transparencia de nuestros procesos.


¿Qué significa esto para usted como cliente?
• Podemos adaptar métodos acreditados para cubrir nuevas matrices, modificar rangos de trabajo o implementar métodos equivalentes, siempre dentro de los límites aprobados.
• Antes de aceptar un servicio bajo alcance flexible, evaluamos la viabilidad técnica y validamos o verificamos cualquier modificación.
• Todos los ensayos realizados dentro del alcance flexible se someten a los mismos estándares de calidad y competencia técnica que nuestros servicios acreditados convencionales.


Compromiso con la calidad y la confiabilidad
• Cada modificación dentro de nuestro alcance flexible pasa por procesos de validación/verificación y se documenta conforme a la norma ISO/IEC 17025.
• Nuestro personal está autorizado y capacitado para gestionar y aplicar las modificaciones permitidas dentro del alcance flexible.
• Informamos a ONAC de cada actualización efectuada.
• Participamos en ensayos de aptitud y comparaciones interlaboratorio de acuerdo a los requisitos establecidos por ONAC.
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CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

Laboratorio Hidrolab Colombia LTDA asegura la gestión confidencial de toda la información obtenida o creada durante la realización de actividades del laboratorio incluyendo aquella proveniente de fuentes externas al cliente. La identidad de estas fuentes externas se mantendrá confidencial y no se revelará al cliente sin el consentimiento explícito de la fuente.

Si es requerido por ley, o autorizado por disposiciones contractuales a revelar información confidencial, el laboratorio notificará oportunamente al cliente o a la persona interesada la información proporcionada, salvo que esté prohibido por ley.
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FACTURACIÓN Y CONDICIONES DE PAGO

La facturación se realiza una vez se ingrese la muestra.

Los pagos deben hacerse mediante transferencia electrónica en el Banco Caja Social – Cuenta Corriente No. 2150016280‐9 o en el Banco Bancolombia-cuenta corriente No. 66881041097 a nombre de HIDROLAB COLOMBIA LTDA enviar copia al correo contacto@hidrolab.com relacionando el número de factura o cotización que se está cancelando.
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VALIDEZ OFERTA

La cotización tiene una validez de 30 días.